【補助金実務5日間⑤】採択後こそ本番｜交付決定・実績報告・入金までの実務

補助金申請で失敗しない5日間実務シリーズ｜第5回

採択の通知が届くと、すぐに設備を発注したくなります。しかし、多くの補助金では採択は「候補に選ばれた段階」であり、正式な交付決定ではありません。最終回は、採択後から交付決定、事業実施、実績報告、入金までの実務を整理します。

採択と交付決定は別もの

採択後は、見積書や経費明細を提出し、事務局の交付申請審査を受けます。審査で経費の妥当性が確認されると交付決定通知が出ます。原則として、交付決定前の契約・発注・購入は補助対象外です。契約しただけでも対象外になることがあるため、通知の日付を必ず確認してください。

機種、数量、取引先、価格、実施時期、事業内容を変更したい場合は、先に事務局へ相談します。内容によっては変更承認申請が必要です。納期遅延や製品の廃番が分かった時点で連絡し、承認を待ってから進めましょう。

補助金は申請した計画に対して交付されます。「同じ金額だから別の商品でもよい」「余った予算を別の費用へ回そう」という自己判断は危険です。

不備がある経費は補助対象から除外される可能性があります。請求書の宛名、振込名義、型番、金額の不一致は、取引直後に確認して修正しましょう。

補助金は原則後払いです。事業者はいったん事業費の全額を支払い、実績報告と検査を経て補助金を受け取ります。自己負担分だけでなく、入金までの立替額、消費税、対象外経費を含めた資金計画が必要です。金融機関へ相談する場合も、採択前ではなく申請準備の段階から共有すると進めやすくなります。

制度によっては、数年間の事業化状況報告、賃上げ実績の報告、取得財産の管理が必要です。補助金で購入した設備を売却、廃棄、目的外使用する際に事前承認や返納が必要となる場合もあります。担当者が変わっても分かるよう、公募要領、交付規程、申請データ、証拠書類をまとめて保存しましょう。

事業責任者だけでなく、発注を止める購買担当、支払証拠を残す経理担当、成果を測定する現場担当を決めます。週1回でも、予算、納期、書類、変更点を共有する短い確認会を設けると、報告時の抜け漏れを減らせます。メールや電話で事務局へ確認した内容も、日付、担当者、質問、回答を記録してください。

実績報告の締切から逆算し、最終納品日と支払日には余裕を持たせます。納品が1日遅れただけでも対象外となる可能性があるため、取引先には補助事業であることと期限を伝えます。入金後も証拠書類を所定期間保存し、設備には管理番号を付けるなど、後日の検査に対応できる状態を維持しましょう。

補助金活用のゴールは採択通知でも入金でもなく、計画した成果を事業に残すことです。交付決定前に発注しない、変更前に相談する、証拠をその都度保存する。この3点を守り、売上、生産性、顧客数、作業時間などの成果も継続して測定しましょう。